Front Systems opplæring for nye kunder (Portal)

 

Velkommen til Front Systems opplæringsmodul for portal.frontsystems.no 

Her vil du finne det meste av den informasjonen du trenger for å komme i gang med de viktigste funksjonene i Front Systems sitt backoffice-system, "Portal".

I denne artikkelen finner du tekst, linker til hjelpeartikler, og videoer. Vi anbefaler at du utfører opplæringen i den rekkefølgen det er lagt opp til i denne artikkelen.

Hvis du lurer på noe underveis anbefaler vi deg å notere ned dette og ta det opp med din prosjektleder når dere skal ha en spørsmål og svarsrunde etter endt opplæring.

Lykke til! 😉

 

(Vær obs på at noen av linkene på denne siden ikke kan åpnes i Internet Explorer. Vennligst bruk en annen nettleser, vi anbefaler Google Chrome).

 

Organiser vareoppsettet

Start med å organisere vareoppsettet ditt. Dette innebærer at du registrerer merker, varegrupper og sesonger. Dette må være gjort før du kan begynner å registrere varer i systemet. Vi anbefaler at du gjør dette før du fortsetter opplæringen.

Les disse artiklene før du begynner.

Når du er klar til å begynne med organisering av vareoppsettet, klikk her.

Hvordan gikk dette? Ta gjerne kontakt med din prosjektleder for å se over oppsettet om du er usikker.

 

Bli kjent med varekatalogen

Katalogen i portalen inneholder alle produktene dine. Her kan du registrere varer som ikke skal registreres via en innkjøpsorde (typisk de varene du allerede har i butikk når du går i gang med vårt system).

I katalogen kan du blant annet søke opp varer, se varehistorikk, redigere vareinformasjon, korrigere lagerbeholdning og skrive ut prisetiketter.

Gjerne les mer om hvordan varekatalogen fungerer ved å klikke her.

Se videoen under for et eksempel på hvordan man oppretter en ny vare i katalogen.

 

Tilleggsinformasjon om korrigering av lagerbeholdning

Om du vil få behov for å korrigere lagerbeholdningen på en vare trykker du på redigerknappen inne på et produkt.

Deretter legger du inn et positivt eller negativt antall på den størrelsen du trenger å korrigere.

Trykk på lagre når antallet er blitt justert.

I historikkfanen kan du se alle lagerbevegelser som er utført på en vare og hvem som har utført lagerbevegelsen / korrigeringen.

 

Opprette en innkjøpsordre

Front Systems sin anbefalte metode for å legge til varer og oppdatere lagerbeholdning er ved å opprette en innkjøpsordre. Dette gjøres under Vareflyt og Innkjøpsorde i portalen. Vi har forøvrig 2 typer innkjøpsordre. 1-stegs og 2 stegs innkjøpsordre. Forskjellen mellom de to ordretypene er at man gjør registreringen av innkjøpet i ett eller i to steg.

Bruk 1-stegs innkjøpsordre for å legge varere direkte til lager. 1-stegs innkjøpsordre bruker du om man ikke ønsker å legge inn bestillingen i forkant av mottak av varene.

Bruk 2-stegs innkjøpsordre dersom du ønsker å legge inn bestillingen i forkant av levering/mottak. En 2-stegs innkjøpsordre kan man opprette med en gang man har mottatt en ordrebekreftelse fra leverandør.

Gjerne les mer om hvordan innkjøpsordre fungerer ved å klikke her.

Se videoen under for en gjennomgang av hvordan man oppretter en 2-stegs innkjøpsorde.

 

Opprette en suppleringsordre

Om du skal opprette en suppleringsordre i et eller to steg (bestille ekstra størrelser av en vare som allerede er blitt kjøpt inn tidligere) kan man enkelt gjøre dette. Se videoen under.

 

 

Legge inn et salgsbudsjett

Du har mulighet til å legge inn et salgsbudsjett for butikken. Du kan legge inn et budsjett for en dag av gangen, eller velge å legge inn et budsjett for hele måneden. Trykk på Admin i portalmenyen og velg budsjett for å gjøre dette.

Se videoen under for et eksempel på hvordan dette gjøres.

 

Innstillinger

I portalen kan du gå inn å endre på selskapsinformasjonen som er registrert. Trykk på Innstillinger og butikkdetaljer for å administrere denne informasjonen.

Deler av den informasjonen som ligger inne under butikkdetaljer vil vises øverst på kvitteringer, på rapporter, som avsender på sms og som navn i systemet. Denne informasjonen bør vedlikeholdes hvis det skjer endringer i butikkens selskapsinformasjon.

 

I portalen kan du også tilpasse dine egne kvitteringtekster. Teksten som legges til som kvitteringstekst vil vises på nedre del av kvitteringen.

Som standard er bunnteksten på alle kvitteringer "Takk for handelen og velkommen tilbake!".

Legg inn den hilsen du ønsker å ha på:

• Salgskvitteringer
• Gavekort i papirformat
• Byttelapper
• Tilgodelapper
• Salg med rabatt

For å gjøre dette trykker du på innstillinger under admin seksjonen av menyen.

Deretter trykker du på kasseinnstillinger og velger kassen du skal legge inn tekst på.

Dette må gjøres pr. kassepunkt om du har flere enn en kasse.

 

Brukere

Brukere er en sekjson under admin menyen der du oppretter ansatte i systemet. Det er det Company Admins (eiere) som skal registrere de ansatte og invitere de til å bruke systemet. Alle ansatte skal ha sin egen bruker. Brukeren som opprettes for en ansatt blir også den brukeren man vil velge når en ansatt skal starte et salg i kassen.

Se videoen under for et eksempel på hvordan man oppretter en bruker.

 

Rapporter

Informasjon om bruken av rapporter blir sendt til nye kunder innen kort tid etter at det er blitt registrert salg på kassen. Om du ønsker informasjon om bruken av rapporten allerede nå kan du besøke rapportseksjonen på supportsiden vår ved å klikke her.

 

Kunder

Du kan registrere kunder i kassepunktet og det er flere fordeler ved dette. Vi anbefaler at man skaper en rutine for å spørre kunder om de er registrert hos dem og om de ønsker å registreres som kunde hvis de ikke allerede er registrert. Det er flere fordeler ved å registrere kunder.

1. Starte SMS-klubb og sende SMS til kunder (SMS markedsføring).

• Send SMS ligger under kundeseksjonen i portalen.

2. Legge til kommentarer om kunden (f.eks. størrelsesmål).

• Legge til kommentarer på en kundeprofil kan gjøres både i kassen og i kundeseksjonen i portalen.

3. Legge til innstillinger for spesielle behov kunden har, f.eks. fast rabatt og tillate faktura som oppgjørsform.

• Dette gjøres under kundeseksjonen i portalen.

4. Se kjøpshistorikk.

• Kjøpshistorikk kan man se når man søker på kundens telefonnummer i kassen.

Se denne videoen for å se hvordan kunderegisteret fungerer i portalen.

 

Send SMS

I portalen har du mulighet til å sende SMS til kunder som har registrert seg i kassen og godtatt et muntlig aksept om at du ønsker å motta SMS/e-post fra dere. Send SMS ligger under kundeseksjonen i portalen.

Se denne videoen for et eksempel på hvordan man kan sende SMS til kunder.

 

Salgsinformasjon

I salgsseksjonen i portalmenyen vil det komme inn informasjon med en gang du begynner å selge produkter med Front Systems. Her kan du se en oversikt over:

1. Gavekort og tilgodelapper

• Her kan du søke opp både brukte og ubrukte gavekort.

2. Salgsdetaljer

• Her kan du se detaljer på salg, oppgjør og lagerbevegelser og evt. annullere en transaksjon.
• Kun salgene som har “Annulér“-knapp er aktive salg og blir tatt med på oppgjøret og rapporter/statistikk.
• Rød firkant under Diff betyr at det er en differanse mellom salgsbeløpet og betalingen. Grønn firkant betyr alt OK.
• Gul firkant under Dep betyr at kunden har deponert på varen(e). Trykk på “Vis mer” for å se hvilke varer dette gjelder. Hvis “Vis logger” er huket av vil du kunne se kvitteringen som viser deponeringsdatoen.
• Grønn firkant under Status viser at salget er gjennomført.

3. Bankkorttransaksjoner

• Her kan du se alle korttransaksjoner som er blitt startet, avsluttet eller utført på en gitt dato. Her vil du også kunne finne avstemmingslappen for avstemming for er gjort på en gitt dato.

4. Vipps

• Det er mulig å bestille vippsintegrasjon med Front Systems. Integrasjonen gjør det slik at man kan ta betalt med Vipps på kunder som er registrert i kassen. I vippsseksjonen kan du se alle vippstransaksjonene som er blitt utført på en gitt dato.

 

I tillegg har du mulighet til å registrere tidligere omsetning om du ønsker det. Gå til salg og velg tidligere omsetning om dette blir aktuelt. Her kan man legge inn omsetningen pr dato opp til et år tilbake i tid. Om du velger å gjøre dette har du et sammenligningsgrunnlag med fjorårets omsetningstall.

 

Varetelling med FrontZapp

I portalen kan man opprette og avstemme varetellinger. Dette gjøres under vareflyt og varetelling i portalmenyen. Her vil du også kunne hente ut en avviksliste fra varetellinger som er opprettet. Du vil benytte deg av en varetellingsapplikasjon (FrontZapp) som kan lastes ned på Apple sin appstore når du skal i gang med selve tellingen. Denne varetellingsappen kan kun lastes ned og brukes på enheter med IOS operativsystem (Iphone, Ipod touch og iPad).

Klikk her for å lese mer om varetelling med FrontZapp.

I tillegg kan FrontZapp brukes til å søke opp produktinformasjon, flytte varer fra ett lager til et annet og til å opprette en innkjøpsordre. 

 

Front Systems supportside

Vi har gode hjelpeartikler som beskriver funksjonene i portalen. For informasjon om funksjoner som ikke er blitt gått igjennom i denne opplæringsmodulen, så anbefaler vi at du besøker vår supportside for å søke etter informasjon. Denne siden inneholder informasjon om alle våre produktområder.

Klikk her for å besøke vår supportside.

 

Få informasjon med bruk av vår Widget

I portalen finner du en Widget nede i høyre hjørne. Denne anbefaler vi at du tar i bruk ved behov.

Widget knappen ser slik ut som i bildet under.

Ved å trykke på denne får du opp et vindu. I dette vinduet kan du:

• Søke etter informasjon fra vår supportside.
• Få forslag på artikler basert på hvilken side du er inne på i portalen.
• Bruke chat funksjonen for å snakke med en av våre tekniske supportkonsulenter.

 

Ta kontakt med din prosjektleder

Hvis du nå er ferdig med opplæringen og har orientert deg om supportsiden vår, og du fortsatt har noen spørsmål du ønsker å få svar på, kan du ta opp dette med din prosjektleder i spørsmål og svar runden.