Når du mottar en ordrebekreftelse fra en leverandør så er det lurt å få registrert varene i Front Systems med en gang. Når du har registrert en leveranse i Front Systems bruker de som tar i mot varene i butikken kortere tid på å få varene lagt til butikklager da varene er på forhånd registrert med navn, gruppe, kostpris, utpris, etc samt antallet som forventes.
Fordelen med denne måten å håndtere leveringer på er at leveransen ligger klar til mottak når varene blir levert i butikk.
I motsetning til en Direkte leveranse, så tar denne ordretypen hensyn til 2-steg:
- Steg a: Bestill varer
Varetyper og antall legges inn i ordre når du har fått en ordrebekreftelse fra leverandør, dette i forkant av at varene er levert til butikk/lager. - Steg b: Motta varer
Varer er mottat og lagt på lager og tilgjengelig for salg i butikker.
Når varer er mottatt og lagt på lager, er det mulig å skrive ut etiketter som skal klistres på varene.
I denne artikkelen vil du lære hvordan man oppretter en planlagt leveranse. Og den inneholder følgende steg:
- Trinn 1: Opprette en ny leveranse
- Trinn 2: Legg til bestilte varer i ordren
- Trinn 3: Legg til antall varer og Lagre
- Trinn 4: Ta mottak på varene når de har ankommet butikk
- Ekstra
- Video eksempler
Trinn 1: Opprette en ny leveranse
Det første man må gjøre er å opprette leveransen med varene som er bestilt. Gjør følgende:
- I hovedmenyen, trykk Vareflyt.
- Trykk på Leveranser.
- Trykk på Ny leveranse øverst i venstre hjørnet.
En ny side åpner seg og du vil få en oversikt over leveringsdetaljene på høyre side.
N.B.
Før du kan legge til varer på ordren må du velge type, merke og sesong.
Type
Direkte leveranse: Legg varer direkte på lager i ett steg.
Benytt 'Direkte leveranse' hvis du regelmessig bestiller et stort antall varer og trenger å legge de rett til lageret.
Planlagt leveranse: Legges ikke inn på lager før dere har tatt mottak på ordren.
Benytt 'Planlagt leveranse' hvis du har bestilt varer, men de enda ikke har kommet inn til butikk.
Organiser
Før du kan legge varer til leveransen må du velge merke og sesong.
- Merke - verdien du velger her brukes sammen med søkefeltet for å foreslå en liste over merke spesifikke varer
- Sesong - velg sesong på leveransen.
N.B.
Sesongen du velger å sette på leveransen vil ikke påvirke eksisterende varer som du legger inn på leveransen. Du kan fremdeles legge til produkter fra en annen sesong på denne leveransen.Leveringsdato
Velg en forventet levering fra datovelgeren.
Identifisering
Din ref.: Skriv inn referanse som er aktuell for ordren. F.eks ordrenummeret fra leverandør.
Kommentar: Skriv gjerne en kommentar som forklarer leveransen.
Total
Denne delen oppdateres fortløpende når du legger til varer og reflekterer dermed total antall varer og kostpris på alle varer i leveransen.
- Varetyper - antall forskjellige varer
- Totalt antall - det totale antall varer på leveransen
- Innpris - innpris oppført her er sum av innpris for det totale antall varer på leveransen
- Valuta - vekslingskurs spesifisert for et merke
- Inntakskost - kostpris her er sum av kostpris for det totale antall varer på leveransen
Trinn 2: Legg til bestilte varer i ordren
Du kan legge til både eksisterende varer (varer som finnes i katalogen fra før) og nye varer på leveransen.
Dersom du skal legge til eksisterende varer kan du bruke søkefeltet. Du vil kun få opp varer under samme merke som er spesifisert på ordren. Søk da på varenavn, varekode eller noe annet som identifiserer varen. Dersom du skal opprette et nytt produkt trykker du på "Ny vare". Fyll ut feltene som dukker opp for å legge til varen på ordren. Du kan ha både nye varer og eksisterende varer på en og samme leveranse.
N.B.
- Hvis varen ikke finnes i registeret, må du lage en ny vare ved å trykke +Ny vare.
- Kun varer med samme merke som spesifisert på orden vil dukke opp i dette søkefeltet.
- Hver vare som er lagt til ordren er en ordrelinje, og de ordrelinjene vil vises på samme måte i ordrejournalen.
TIPS
Nyttig søketips til å få mest relevant treff:
- Søkeord kan inneholde vareID, merke, varenavn, eller varenummer.
- Trykk på det grå søkefeltet, og skrive inn det du ønsker å søke på.
- Da kommer en liste frem under søkefeltet med forslag på varer som matcher søkeordene og tilhører Merke valgt i Trinn 1: Opprett en leveranse.
- Dersom det er flere varer i listen du ønsker å legge til en ordre, kan du bare klikke i søkefeltet, så slipper du å skrive inn søkeordene på nytt.
- Varer som tilhører en annen sesong vises med en varseltrekant.
- Varer som er ikke på lager for den aktuelle butikken vises med grå tekst Ikke på lager.
- Varer som allerede er lagt til leveransen vises med grå tekst Allerede lagt inn.
Trinn 3: Legg til antall varer og Lagre
Etter et produkt er lagt til i ordren, enten om det er en eksisterende vare eller en ny vare, må antallet som er mottatt/bestilt spesifiseres.
Skriv inn antall i størrelsesmatrisen og trykk Lagre.
Varen er nå lagt på lager, og tilgjengelig for salg i butikker.
Hver ordrelinje er oppført med følgende informasjon og en størrelsesmatrise for å skrive inn antall varer:
Merke Varenavn Varenummer - Fargekode Varegruppe Farge Sesong Kostpris Salgspris og et produktbilde.
Dersom et produkt mangler et bilde vil systemet automatisk vise et placeholder-bilde.
Trinn 4: Ta mottak på varene når de har ankommet butikk
Når varene har ankommet butikk, så kan du gå inn på ordren som ligger klar for å begynne å ta mottak. Du kan enten ta mottak på hele leveransen, enkelte ordrelinjer eller noen utvalgte varer på en ordrelinje. Gjør følgende:
- Finn frem leveransen under Vareflyt > Leveranser.
- Trykk på den aktuelle ordren.
- Trykk Motta varer for å motta varene i den aktuelle ordren.
Nå er ordren i 'Mottak' status og du kan gjøre mottak på ordrelinjer.
Det finnes tre forskjellige måter å ta imot varer på:
- Motta hele leveransen
- Motta enkelte ordrelinjer
- Motta kun noen utvalgte varer på en ordrelinje
Forskjellen er at når du tar imot på utvalgte varer så må du taste inn hvor mange du ønsker å motta av hver vare. Mottak av hele ordren og enkelete ordrelinjer vil derimot gå ut ifra, at du skal få alt som er bestilt, og fyller ut alle linjer automatisk deretter.
Jeg vil motta hele leveransen, hvordan gjør jeg det?
Om du har telt over alle varene dere har mottatt og sjekket at dette stemmer med det som er bestilt, så kan du gjøre følgende:
- Huk av den boksen du ser helt øverst som heter Mottak alle.
- Trykk deretter Oppdater lagerbeholdning.
Varene får status som mottatt og blir øyeblikkelig tilgjengelig på lageret/butikken ordren tilhører.
Jeg vil motta bare enkelte varelinjer på denne ordren nå, hvordan gjør jeg det?
Om du ikke enda har mottatt alle varene og kun ønsker å motta noen av varene så de kan legges ut i butikk, så kan du gjøre følgende:
- Huk av avkrysningsboksen på de ordrelinjene du skal motta.
- Trykk Oppdater lagerbeholdning.
Varene får status som mottatt og blir øyeblikkelig tilgjengelig på lageret/butikken ordren tilhører.
Jeg vil bare motta noen utvalgte (delmottak), og ikke hele linjer. Hvordan gjør jeg det?
Hvis du kun har mottatt noen størrelser på en ordrelinje, kan du gjøre følgende:
- Finn frem varen du skal motta
- Skriv inn antallet du har mottatt av hver størrelse
- Trykk Oppdater lagerbeholdning.
Antall varene du valgte er nå mottatt og varene er lagt på lager/butikk.
De resterende varene som ikke ble mottatt kan mottas når de ankommer butikken.
Hver ordrelinje er oppført med følgende informasjon og en størrelsesmatrise for å skrive inn antall varer:
Merke Varenavn Varenummer - Fargekode Varegruppe Farge Sesong Kostpris Salgspris og et produktbilde.
Dersom et produkt mangler et bilde vil systemet automatisk vise et placeholder bilde.
N.B.
- Når en leveranse er i Mottatt status, kan du ikke legge til flere varer. For å legge til flere varer må du opprette en ny ordre.
- Ordrelinjer som er ferdig mottatt vil bli skjult for lettere behandling av de som er ikke mottatt enda.
- I tilfeller du har flere ordrelinjer, kan det være nyttig å ha en mer oversiktlig og sortert liste over ordrelinjer som er ikke mottatt eller delvis mottatt.
For å se fullførte ordrelinjer, klikk på 'Vis fullførte'.
Ekstra
Redigere produkter på en levering
Du har mulighet til å redigere alle produkter du har lagt til i en innkjøpsordre. Ved å trykke på den blå skriften på hver enkelt varelinje kommer det opp et vindu med informasjon om produktet. Her kan du f.eks. endre varegruppe, sesong, farge, legge til bilder, strekkoder m.m. om du har behov for det.
Kopiere ordrelinje
Du kan trykke på kopier knappen på en varelinje. Deretter vil et vindu med produktinformasjon bli synlig. Her kan du endre informasjon om produktet og trykke lagre for å få en redigert kopi av det første produktet. F.eks. om du skal legge til en svart og en hvit t-skjorte på innkjøpsordren så holder det med å legge inn den svarte først, så kan du deretter kopiere informasjonen om den svarte t-skjorten og deretter endre farge til hvit og lagre.
Fjern ordrelinje
For å fjerne uønskede ordrelinjer, klikker du på et lite fjern ikonet markert med rød farge på ordrelinjen.
Merk som arkivert
Alle ordre kategoriseres som enten arkivert eller under arbeid. Alle ordre står som under arbeid frem til man aktivt merker ordren som arkivert. Dette er for å gi deg mulighet til å enkelt holde oversikt over hvilke ordre som har gjenstående oppgaver knyttet til den, enten om det er å legge inn beholdning, legge til flere varer, eller betale fakturaen.
Alle arkiverte ordre blir da kategorisert til en konsolidert liste i ordreoversikten.
- Når den er merket som arkivert, vises den ikke lenger som en under arbeid ordre i ordreoversikten,men fortsetter å være tilgjengelig fra visningen arkivert og Alle.
- For å flytte ordren til under arbeid fanen, klikk på Merk som under arbeid øverst i høyre hjørne.
Behandle eksisterende leveranser
Velg en ordre ved å klikke på den i ordreoversikten for å åpne den eksisterende ordren.
VIKTIG
Vi anbefaler å lage ordre pr. ordrebekreftelse, enten det blir ny ordre for hver eneste leveranse eller om det er én ordre på flere leveranser over flere dager. Dette er den raskeste og mest nøyaktige måten å legge til varer på en ordre.
Dersom det ikke er samsvar mellom innkjøpsordre og faktura, anbefaler vi å opprette en ny ordre.
Videoeksempel
Se videoen under for et eksempel på hvordan man opretter en 'Planlagt leveranse' (tidligere kalt 2-steg innkjøpsordre).
Se videoen under for et eksempel på hvordan man utfører en 2-stegs suppleringsordre (bestille varer som allerede er registrert i portalen/kjøpt inn før).