Planlagt leveranse

Denne ordretypen har to steg du må gjennomføre før varen mottas og legges på lager.

Steg a: Bestill varer
Varetyper og antall legges inn i ordre når du har fått en ordrebekreftelse fra leverandør, dette i forkant av at varene er levert til butikk/lager.

Steg b: Motta varer
Varer er mottat og lagt på lager og tilgjengelig for salg i butikker.
Når varer er mottatt og lagt på lager, er det mulig å skrive ut etiketter som skal klistres på varene.

Trinn 1: Opprette en ny leveranse

Gå til Vareflyt.
Trykk på Leveranser.
Trykk på +Ny leveranse oppe til venstre.

Etter du har kommet inn til 'Ny leveranse' vinduet finner du ordredetaljene på høyre side. Der får du oversikt over følgende:

Total

Denne delen oppdateres fortløpende når du legger til varer og reflekterer dermed total antall varer og kostpris på alle varer i ordren.

Varetyper - antall varetyper
Antall - det totale antall varer i ordren
Innpris - innpris oppført her er sum av innpris for det totale antall varer i ordren
Valuta - vekslingskurs spesifisert for et merke
Inntakskost - kostpris her er sum av kostpris for det totale antall varer i ordren

Type

Planlagt leveranse - legg varer til bestilling først, så legg på lager i andre steg.

Benytt 'Planlagt leveranse' dersom du ønsker å legge inn varene basert på en ordrebekreftelse eller lignende. Du kan da legge inn varene som "bestilt", deretter gjøre mottak når varene kommer i butikk. På denne måten utvider du salgsperioden ved at du ikke trenger å bruke tid på å legge inn produktdata etter varene er kommet i butikken.

Organisere

Før du kan legge varer til ordren må du velge merke og sesong.

Merke - verdien du velger her brukes sammen med søkefeltet for å foreslå en liste over merke spesifikke varer
Sesong - påkrevd felt for å opprette en ordre

Leveringsdato

Velg en forventet levering fra datovelgeren.

Identifisering

Din ref.: Skriv inn referanse som er aktuell for ordren. F.eks ordrenummeret.

Kommentar: Skriv gjerne en kommentar som forklarer ordren.

Trinn 2: Legg til varer til ordren

Du kan enten legge til eksisterende varer (varer som finnes i katalogen fra før) eller nye varer.
Dersom du skal legge til eksisterende varer kan du bruke søkefeltet. Søk da på varenavn, varekode eller noe annet som identifiserer varen. Dersom du skal opprette et nytt produkt trykker du på "Ny vare". Fyll ut feltene som dukker opp for å legge til varen på ordren. Du kan ha både nye varer og eksisterende varer på en og samme ordre.

N.B.

Hvis varen ikke finnes i registeret, må du lage en ny vare ved å trykke +Ny vare.
Hver vare som er lagt til ordren er en ordrelinje, og de ordrelinjene vil vises på samme måte i ordrejournalen.

TIPS

Nyttig søketips til å få mest relevant treff:

a. Søkeord kan inneholde vareID, merke, varenavn, eller varenummer.

b. Trykk på det grå søkefeltet, og skrive inn det du ønsker å søke på.

c. Da kommer en liste frem under søkefeltet med forslag på varer som matcher søkeordene og tilhører Merke valgt i Trinn 1: Opprett en ordre.

d. Dersom det er flere varer i listen du ønsker å legge til en ordre, kan du bare klikke i søkefeltet, så slipper du å skrive inn søkeordene på nytt.

e. Varer som tilhører en annen sesong vises med en varseltrekant.

f. Varer som er ikke på lager for den aktuelle butikken vises med grå tekst Ikke på lager.

g. Varer som allerede er lagt til ordren vises med grå tekst Allerede lagt inn.

Trinn 3: Legg til antall varer og Lagre

Etter et produkt er lagt til i ordren, enten om det er en eksisterende vare eller en ny vare, må antallet som er mottatt/bestilt spesifiseres.

Skriv inn antall i størrelsesmatrisen og trykk Lagre.

Varen er nå lagt på lager, og tilgjengelig for salg i butikker.

Hver ordrelinje er oppført med følgende informasjon og en størrelsesmatrise for å skrive inn antall varer:

Merke Varenavn Varenummer - Fargekode Varegruppe Farge Sesong Kostpris Salgspris og et produktbilde.

Dersom et produkt mangler et bilde vil systemet automatisk vise et placeholder-bilde.

Trinn 4: Ta mottak på hele leveransen, enkelte ordrelinjer eller noen utvalgte varer på en ordrelinje

Før du kan ta mottak på en ordre, krever det at du har opprettet en 2-stegs ordre.

Finn frem ordren i ordreoversikten.
Trykk på den aktuelle ordren.
Trykk på knappen Motta varer for å motta varene i den aktuelle ordren.

Nå er ordren i 'Mottak' status og du kan gjøre mottak på ordrelinjer.

Det finnes tre forskjellige måter å ta imot varer på:

Motta hele leveransen
Motta enkelte ordrelinjer
Motta kun noen utvalgte varer på en ordrelinje

Forskjellen er at når du tar imot på utvalgte varer så må du taste inn hvor mange du ønsker å motta av hver vare. Mottak av hele ordren og enkelete ordrelinjer vil derimot gå ut ifra, at du skal få alt som er bestilt, og fyller ut alle linjer automatisk deretter.

Jeg vil motta hele leveransen, hvordan gjør jeg det?

Det gjør du ved å bruke avkrysningsboksen øverst i venstre hjørne for å velge alle ordrelinjer.

Trykk på Oppdater lagerbeholdning øverst til høyre.
Varene får status som mottatt og blir øyeblikkelig tilgjengelig på lageret/butikken ordren tilhører.

Jeg vil motta bare enkelte varelinjer på denne ordren nå, hvordan gjør jeg det?

Hvis du ikke skal motta alle varene på ordren, men kun noen utvalgte varelinjer gjør du følgende:

Velg avkrysningsboksen per ordrelinje du skal motta.

Trykk på Oppdater lagerbeholdning oppe til høyre.
Varene får status som mottatt og blir øyeblikkelig tilgjengelig på lageret/butikken ordren tilhører.

Jeg vil bare motta noen utvalgte (delmottak), og ikke hele linjer. Hvordan gjør jeg det?

Hvis du bare skal motta noen utvalgte varer på en ordrelinje så gjør du følgende:

Skriv inn antall varer du skal motta, og så trykk Oppdater lagerbeholdning oppe til høyre.

Antall varene du valgte er nå mottatt og varene er lagt på lager/butikk.

De resterende varene som ikke ble mottatt kan mottas når de ankommer butikken.

Hver ordrelinje er oppført med følgende informasjon og en størrelsesmatrise for å skrive inn antall varer:

Merke Varenavn Varenummer - Fargekode Varegruppe Farge Sesong Kostpris Salgspris og et produktbilde.

Dersom et produkt mangler et bilde vil systemet automatisk vise et placeholder bilde.

N.B.

Når en leveranse er i 'Mottatt' status, kan du ikke legge til flere varer. For å legge til flere varer må du opprette en ny ordre.
Ordrelinjer som er ferdig mottatt vil bli skjult for lettere behandling av de som er ikke mottatt enda.
I tilfeller du har flere ordrelinjer, kan det være nyttig å ha en mer oversiktlig og sortert liste over ordrelinjer som er ikke mottatt eller delvis mottatt.
For å se fullførte ordrelinjer, klikk på 'Vis fullførte'.

Ekstra

Redigere produkter på en levering

Du har mulighet til å redigere alle produkter du har lagt til i en innkjøpsordre. Ved å trykke på den blå skriften på hver enkelt varelinje kommer det opp et vindu med informasjon om produktet. Her kan du f.eks. endre varegruppe, sesong, farge, legge til bilder, strekkoder m.m. om du har behov for det.

Kopiere ordrelinje

Du kan trykke på kopier knappen på en varelinje. Deretter vil et vindu med produktinformasjon bli synlig. Her kan du endre informasjon om produktet og trykke lagre for å få en redigert kopi av det første produktet. F.eks. om du skal legge til en svart og en hvit t-skjorte på innkjøpsordren så holder det med å legge inn den svarte først, så kan du deretter kopiere informasjonen om den svarte t-skjorten og deretter endre farge til hvit og lagre.

Fjern ordrelinje

For å fjerne uønskede ordrelinjer, klikker du på et lite fjern ikonet markert med rød farge på ordrelinjen.

Merk som arkivert

Alle ordre kategoriseres som enten arkivert eller under arbeid. Alle ordre står som under arbeid frem til man aktivt merker ordren som arkivert. Dette er for å gi deg mulighet til å enkelt holde oversikt over hvilke ordre som har gjenstående oppgaver knyttet til den, enten om det er å legge inn beholdning, legge til flere varer, eller betale fakturaen.

Alle arkiverte ordre blir da kategorisert til en konsolidert liste i ordreoversikten.

Når den er merket som arkivert, vises den ikke lenger som en under arbeid ordre i ordreoversikten,men fortsetter å være tilgjengelig fra visningen arkivert og Alle.
For å flytte ordren til under arbeid fanen, klikk på Merk som under arbeid øverst i høyre hjørne.

Behandle eksisterende leveranser

Velg en ordre ved å klikke på den i ordreoversikten for å åpne den eksisterende ordren.

VIKTIG

Vi anbefaler å lage ordre pr. ordrebekreftelse, enten det blir ny ordre for hver eneste leveranse eller om det er én ordre på flere leveranser over flere dager. Dette er den raskeste og mest nøyaktige måten å legge til varer på en ordre.

Dersom det ikke er samsvar mellom innkjøpsordre og faktura, anbefaler vi å opprette en ny ordre.

Videoeksempel

Se videoen under for et eksempel på hvordan man opretter en 'Planlagt leveranse' (tidligere kalt 2-steg innkjøpsordre).

Se videoen under for et eksempel på hvordan man utfører en 2-stegs suppleringsordre (bestille varer som allerede er registrert i portalen/kjøpt inn før).

Artikler i denne seksjonen

Planlagt leveranse - legg inn ordrebekreftelsen