Hvordan overføres kontanter til regnskapssystemet
Front Systems overfører nettoendring av kontanter til regnskapssystemet. Hva som overføres er derfor avhengig av om kunden har rullerende veksel eller fast veksel og om kunden har valgt at utgående kontantbeholdning skal overføres som inngående balanse dagen etter eller ikke. Standard er at kontantbeholdningen overføres.
Nettoendring kontanter overføres til regnskapet via oppgjørsformen «Kontanter» som en finner på siden «Kontoplan oppgjørsformer»
Rullerende veksel
I tilfellet hvor kunden har rullerende veksel økes eller reduseres kontantbeholdningen i takt med kontantomsetningen. Hvis en kunde starter dagen med 2 500 i kontanter og har i løpet av dagen omsatt for 5 000 kr hvor 1 500 er gjort opp med kontanter og resten med bankkort, så vil vi overføre til regnskapet følgende:
Kredit: Konto for omsetning 4 000
Kredit: Konto for utgående mva 1 000
Debet: Konto for kontanter 1 500
Debet: Konto for bankkort 3 500
Fast veksel
I tilfellet hvor kunden har fast veksel vil kontantbeholdningen forbli uendret og følgelig vil det ikke bli overført beløp mot konto for kontanter. Kunden registrerer i oppgjøret ett uttak av kontanter tilsvarende det en har hatt i kontantomsetning. Med utgangspunkt i eksempelet overfor vil følgende bli overført til regnskapet:
Kredit: Konto for omsetning – 4 000
Kredit: konto for utgående mva – 1 000
Debet: Konto for bankkort – 3 500
Debet: Konto for Utlegg – 1 500
Uttak og Utlegg
Det skilles ikke mellom uttak av kontanter til nattsafe/bank og utlegg for kostnader ved at en benytter kontanter fra kasseskuffen. De ansatte må registrere hvert uttak før en utfører kasseoppgjøret og kan legge inn et forklarende notat for uttaket. I notatet bør en spesifisere godt hva uttaket gjelder – f.eks «Utlegg kjøp av kopipapir» eller «Uttak nattsafe 22.08.2019- pose nr. 1234». Notatet vil fremkomme i kasseoppgjør rapporten.
Alle uttak vil summeres og blir overført til regnskapet via oppgjørsformen «Utlegg» som en finner på siden «Kontoplan oppgjørsformer»
Differanse i kontantbeholdningen
Når kasseoppgjøret utføres, må det legges inn en sum for opptelt kassebeholdning og det må legges inn en sum for eventuelle uttak av kontanter. Hvis det som er registrert ikke samsvarer med hva systemet forventer basert på IB kassebeholdning, kontantomsetning og uttak, vil det fremkomme en differanse. Denne differansen blir overført til regnskapet via oppgjørsformen «Diff» som en finner på siden «Kontoplan oppgjørsformer»
Avrunding
Hvis en kunde benytter ut-priser med desimaler og eller hvis en rabattsats medfører til salgssum med desimaler, vil det forekomme tilfeller hvor salgssum avrundes til hele kroner. Netto sum for avrunding blir overført til regnskapet via oppgjørsformen «Avrunding» som en finner på siden «Kontoplan oppgjørsformer»